Cartelle Cliniche e Certificati

 

RICHIESTA DOCUMENTAZIONE CLINICA/PS/AMBULATORIALE

La richiesta della copia della documentazione clinica prodotta dall’Azienda San Camillo-Forlanini può avvenire secondo due modalità:

DIRETTA:

Recandosi presso l'Archivio Clinico ubicato presso l'Ospedale San Camillo-Padiglione PUDDU, 2° piano (piano terra per chi accede da Via B. Ramazzini) ed osserva il seguente orario:

• lunedì, mercoledì e venerdì  9.00-12.00

La richiesta può essere effettuata dal titolare del documento clinico o da persona delegata munita del documento di identità proprio e di quello dell'intestatario, in originale e fotocopia.

Il pagamento del costo del documento richiesto verrà effettuato direttamente alle casse aziendali tramite pos e/o cash (vedi capitolo “COSTI” sotto riportato).

 

VIA WEB MAIL:

Compilando il seguente modulo (scaricare) ed inviandolo all'indirizzo e-mail archivioclinico@scamilloforlanini.rm.it un solo file in formato pdf contenente:

• informativa firmata e modulo di richiesta compilato in ogni sua parte;
• la fotocopia, chiara e leggibile, del documento d’identità del/della paziente;   
• la ricevuta del versamento, di importo pari al costo del documento richiesto (vedi capitolo “COSTI” sotto riportato) effettuato tramite bonifico al codice IBAN IT80L0832703232000000002000 -Banca di Credito Cooperativo di Roma, intestato a "Azienda Ospedaliera San Camillo - Forlanini", riportando nella causale “Richiesta cartella clinica (o ambulatoriale o di pronto soccorso) del sig./a Cognome e Nome”.

 

INFORMAZIONI  IMPORTANTI

• La cartella clinica viene rilasciata in formato cartaceo, NON contiene dischi e/o immagini.
• NON È POSSIBILE L’INVIO TELEMATICO
• la copia della cartella clinica è un atto che può avere un percorso di rilascio più o meno lungo a seconda delle situazioni di ricovero, ovvero, a seguito di esami in itinere, dimissioni protette e/o altre particolarità ostative che possono rallentarne la chiusura da parte della UO di degenza. È fondamentale quindi che l'utente si accerti prima di effettuare la richiesta, che il Reparto abbia effettivamente concluso l'iter clinico-diagnostico e abbia trasmesso la cartella all'Archivio Clinico Aziendale;
• I tempi per l’accesso agli atti è di 30 giorni ma potrebbero essere più ampi, in quanto l’iter clinico potrebbe essere non ultimato. Si rammenta che per i ricoveri in dimissione protetta (codice 5, etc), le cartelle cliniche hanno un tempo di chiusura più ampio (circa 30 gg al reparto), per cui si invita a formalizzare la richiesta, dopo l’avvenuta chiusura da parte dell’Unità Operativa di ricovero;
• In caso di persone decedute, per motivi di medicina legale, la documentazione potrebbe subire ritardi in quanto l’Azienda procede a controlli del percorso clinico del paziente a tutela dell’intera comunità;
• per quanto concerne le prestazioni in Day Hospital, s’invita il cittadino a verificare presso la UO che il Day Hospital sia stato chiuso informaticamente altrimenti la richiesta non verrà accolta anche in presenza di bonifico bancario effettuato che, comunque, verrà rimborsato;
• per richiedere la documentazione clinica ante 1998, è indispensabile fornire le seguenti informazioni:

1. presidio ospedaliero/reparto di ricovero
2. data di entrata ed uscita del ricovero; dette informazioni sono “conditio sine qua non” al fine di effettuare la ricerca proficua, senza le quali risulterà impossibile dare riscontro all’accesso all’atto;    

• per ricoveri avvenuti contemporaneamente ad un accesso in Pronto Soccorso, ovvero senza che il paziente sia uscito dal Ps a domicilio, basterà richiedere la sola copia della cartella clinica in quanto il PS è accluso alla cartella clinica di degenza;
• la richiesta sarà accolta solo nel caso i requisiti siano completi, ovvero, modulo di richiesta completo in ogni sua parte, bonifico bancario e documenti di riconoscimento dell’assistito e/o del delegato alla richiesta;
• le richieste formulate senza l'utilizzo della sopra citata modulistica, carenti di informazioni fondamentali per la lavorazione della pratica o in assenza del pagamento del contributo dovuto, saranno considerate nulle e, quindi, NON accolte AUTOMATICAMENTE;
• in caso di richiesta via email entro 7 giorni verrà inviata apposita risposta di accoglimento all’indirizzo mail del richiedente che conterrà il numero di protocollo e la data prevista consegna, DEMANDANDO AL CITTADINO LA VERIFICA DEI DATI INSERITI PRESENTI NELLA RICEVUTA.
• In caso non si ricevano comunicazioni da parte dell’Azienda, l’utente è invitato a contattare l’Archivio Clinico per informazioni su eventuali anomalie (crash informatico, richiesta incompleta, etc) che possono non aver dato seguito all’accoglimento e quindi al feedback.   
• È utile precisare che anche in presenza di eventuale bonifico eseguito, la pratica potrebbe essere non eseguita per i motivi sopra esposti, in quanto l’Archivio Clinico prende conoscenza della volontà di richiedere un documento clinico, solo al momento dell’arrivo di una mail;
• La documentazione ambulatoriale ha una conservazione limitata, per cui se si dovesse richiedere un atto antecedente i cinque anni dalla data della richiesta, potrebbe essere non disponibile;
• le richieste e ritiro di atti considerati super sensibili (es. Lg.194/78), possono essere effettuate solo ed esclusivamente dal paziente.

 

SPEDIZIONE

l’Azienda procede ad un servizio a richiesta del cittadino, d’invio degli atti tramite Poste Italiane, con spese a carico del destinatario da corrispondere all’atto della consegna.

In caso si desideri optare per questa scelta, è indispensabile per quanto concerne i minori che venga allegata una autocertificazione di patria podestà da parte dei genitori, mentre per i pazienti deceduti, necessita la trasmissione di un atto che comprovi il grado di erede (atto notorio/successione/etc) o una autocertificazione.

Si prega di fare attenzione all’atto della compilazione del modulo, sia per quanto riguarda la trascrizione (in stampatello), in quanto, una volta specificata la volontà della spedizione, quest’ultima non potrà essere modificata informaticamente.

 

RITIRO DELL’ATTO

Il ritiro della documentazione può avvenire con le seguenti modalità:

1. Direttamente dal paziente munito della ricevuta rilasciata in fase di accoglimento ove è presente lo spazio delega e un proprio documento di riconoscimento (valido)
2. Da altra persona (delegata) munita munito della ricevuta rilasciata in fase di accoglimento ove è presente lo spazio delega, copia dei documenti di riconoscimento del paziente e del delegato;
3. Nel caso che il paziente risulti deceduto, l’atto potrà essere ritirato solo da un erede di I° grado dimostrabile in atti (atto notorio, ecc.), copia del documento di riconoscimento
4. Per i minori il ritiro può essere effettuato solo dai genitori, anche disgiuntamente con autocertificazione di responsabilità genitoriale o al tutore e copia del documento di riconoscimento

Altre informazioni utili:

• Il cittadino alla scadenza della data di previsione, può chiedere via mail se l’atto è pronto al fine del successivo ritiro/spedizione. 

• In caso la risposta sia: “l’atto risulta fermo al Reparto”, il paziente potrà/dovrà contattare il Reparto al fine di comprendere i motivi del trattenimento, in quanto solo ed esclusivamente il paziente conosce il proprio percorso clinico ed ha sul foglio di dimissione con i contatti della U.O.
• In caso la risposta sia: “l’atto è stato spedito” si potranno chiedere le coordinate postali contattando il Servizio Postale Aziendale tramite centralino (06/55551)
• IL CERTIFICATO DI DEGENZA POST DIMISSIONE: viene rilasciato a vista al paziente munito del documento di riconoscimento e/o da suo delegato, corredato anche delle copie dei documenti di riconoscimento
•  IL CERTIFICATO DI DEGENZA PER COLORO CHE SONO ANCORA RICOVERATI
• Viene rilasciato dall'Unità Operativa e, pertanto, deve essere richiesto al Coordinatore infermieristico

 

COSTI

• Cartelle cliniche: € 15,00;
• Cartella ambulatoriale: € 5,00
• Cartella di Pronto Soccorso: € 7,00
• Certificazioni di degenza post dimissione: € 2,00
• Certificato di degenza ricoverati: gratuito

 

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RICHIESTA COPIA ESAMI RADIOLOGICI AMBULATORIALI:

• Recarsi presso l'Archivio Radiologico (Padiglione Busi, piano Terra, lato dx) nei seguenti giorni:                                                                            
• Dal Lunedì al Sabato dalle 8.00 alle 12.30                                                                                             
• Lunedì-Mercoledì-Venerdì anche dalle 14.00 alle 18.00 

 

RICHIESTA COPIA ESAMI ESEGUITI IN REGIME DI RICOVERO/DH:

• Recarsi, con la modulistica compilata presso l’Archivio Radiologico Aziendale, allo sportello 9 del CUP (Padiglione Busi, piano 1, ingresso fronte Pad. Lancisi) per il pagamento degli oneri dovuti, nei seguenti orari:

• Dal Lunedì al Venerdì dalle 8.30 alle 12.30 

• Mercoledì e Venerdì anche dalle 14.00 alle 17.00                                                                                               

L’utente potrà ritirare la propria documentazione presso l'Archivio Radiologico in tempo reale presentando la ricevuta dell’avvenuto pagamento.  

 

REFERTI ED IMMAGINI DI MEDICINA NUCLEARE (SCINTIGRAFIE)

• Esami effettuati DOPO Luglio 2014: sono reperibili presso l'Archivio Radiologico Aziendale (vedi la procedura indicata per le copie di radiogrammi su CD)
• Esami effettuati PRIMA di Luglio 2014: i referti sono stampati in COPIA UNICA e pertanto
  • Per gli esami effettuati ambulatorialmente: la copia è in possesso del paziente e quindi non è possibile ottenere ulteriore copia
  • Per gli esami eseguiti i regime di ricovero: e necessario richiedere la copia della cartella clinica della quale fanno parte integrante.

 

Teleconsulto referti

Non ancora attivo

 

ATTESTAZIONE E DICHIARAZIONE DI NASCITA

 ATTESTAZIONE  DI NASCITA

L’attestazione di nascita è rilasciata dall'ostetrica che ha assistito il parto.

Tale documento è necessario per poter fare la dichiarazione di nascita indispensabile, per disposizione del Tribunale dei Minori di Roma, ai fini della dimissione del neonato.

In base all'art. 30 del DPR 396/2000, è possibile effettuare la dichiarazione di nascita entro tre giorni dalla nascita del bambino in ospedale  o entro dieci giorni presso l'Anagrafe Centrale (soltanto nei casi in cui il neonato non possa essere dimesso entro 3 gg dalla nascita).

 

DICHIARAZIONE DI NASCITA

DOCUMENTI DA PORTARE

• originale + 2 copie dell'Attestazione  di nascita rilasciata dall'ostetrica che ha assistito il parto;

 inoltre

• per le coppie coniugate: originale + 2 copie fronte/retro di un documento di riconoscimento in corso di validità del genitore che si reca ad effettuare la registrazione di nascita;
• per le coppie NON coniugate o che NON abbiano effettuato il pre-riconoscimento: originale + 2 copie fronte/retro dei genitori, che dovranno essere entrambi presenti.

 NB: In caso di separazione o di divorzio va dichiarata, sotto la propria responsabilità, la data di emissione della sentenza.

 DOVE RECARSI

• Ospedale: Padiglione Sala, piano terra, (lun/ven 7,30-13,00)
• Anagrafe Centrale: via Petroselli 50. Consultare il portale del Comune di  Roma per giorni e orari.
• Comune di Residenza oppure Anagrafe Centrale per i residenti fuori dal comune di Roma per velocizzare l'iscrizione anagrafica.

 CONSIGLI UTILI

• Effettuare il pre-riconoscimento è sempre consigliato alle coppie non sposate. Una volta in possesso di questo documento uno solo dei due genitori, dopo il parto, potrà recarsi negli uffici per la registrazione anagrafica.
• Il pre-riconoscimento può essere richiesto in qualsiasi settimana della gravidanza.
• I futuri genitori dovranno recarsi insieme all'Anagrafe Centrale (non è necessario prendere l’appuntamento), muniti di certificato del medico che attesti lo stato di gravidanza e dei documenti di identità in corso di validità.