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Cartelle cliniche e certificati

La cartella clinica di ricovero, ambulatoriale, di pronto soccorso

RICHIESTA

Documentazione clinica

la richiesta della fotocopia della documentazione clinica prodotta dall’Azienda San Camillo-Forlanini può avvenire secondo due modalità:

  • Diretta
    recandosi presso l'Archivio Clinico e compilando l'apposito modulo.
    L’Archivio è ubicato presso l'ospedale Forlanini, settore S, piano Terra (NB: ingresso da P.za Carlo Forlanini, 1), ed osserva il seguente orario: dal lunedì al venerdì  9,00-12,00, Martedì e Giovedì anche dalle 14,30 alle 16,30.
    I numeri telefonici dell'archivio clinico aziendale sono: 06/58703555 – 06/55553367
  • ATTENZIONE! Per tutto il mese di Agosto 2020 gli sportelli seguiranno l'orario 09.00 - 12.00 e non come di  consueto con le aperture pomeridiane nei giorni di martedì e giovedì.
    La richiesta può essere effettuata anche da persona delegata munita del documento di identità proprio e di quello dell'intestatario, in originale e fotocopia. Il modulo di richiesta è pubblicato sul sito aziendale.
    Il pagamento del costo del documento richiesto verrà effettuato direttamente alle casse aziendali (vedi capitolo “COSTI” sotto riportato).

  • E-Mail
    Inviando all’indirizzo e-mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. l'apposito MODULO di richiesta compilato in ogni sua parte e allegando:
    1. la fotocopia, chiara e leggibile del documento di identità del / della paziente;
    2. la ricevuta del versamento, di importo pari al costo del docu mento richiesto (vedi capitolo COSTI sotto riportato), effettuato tramite bonifico al codice IBAN IT80L0832703232000000002000 - Banca di Credito Cooperativo di Roma, intestato a "Azienda Ospedaliera San Camillo - Forlanini", riportando nella causale Richiesta cartella clinica (o ambulatoriale o di pronto soccorso) del Sig./a Cognome e Nome.

          INFORMAZIONI  IMPORTANTI

-la copia della cartella clinica è un atto che può avere un percorso di rilascio più o meno lungo a seconda delle situazioni di ricovero ovvero, a seguito di esami in itinere, dimissioni protette e/o altre particolarità ostative che possono rallentarne la chiusura da parte della UO di degenza. E' fondamentale quindi che l'utente si accerti prima di effettuare la richiesta, che il Reparto abbia effettivamente concluso l'iter clinico-diagnostico e abbia trasmesso la cartella all'Archivio Clinico Aziendale;

-I tempi per l’accesso agli atti è di 30 giorni ma potrebbero essere più ampi, in quanto l’iter clinico potrebbe essere non ultimato. Si rammenta che per i ricoveri in dimissione protetta (codice 5, etc), le cartelle cliniche hanno un tempo di chiusura più ampio (circa 30 gg al reparto), per cui si invita a formalizzare la richiesta, dopo l’avvenuta chiusura da parte dell’Unità Operativa di ricovero;  

-la richiesta sarà accolta solo nel caso i requisiti siano completi, ovvero, modulo di richiesta completo in ogni sua parte, bonifico bancario e documenti di riconoscimento dell’assistito e/o del delegato alla richiesta;

-le richieste formulate senza l'utilizzo della sopra citata modulistica, carenti di informazioni fondamentali per la lavorazione della pratica o in assenza del pagamento del contributo dovuto, saranno considerate nulle e, quindi, NON accolte;


-per ricoveri avvenuti contemporaneamente ad un accesso in Pronto Soccorso, basterà richiedere la sola copia della cartella clinica;


-per quanto concerne le prestazioni in Day Hospital, s’invita il cittadino a verificare presso la UO che il Day Hospital sia stato chiuso informaticamente altrimenti la richiesta non verrà accolta anche in presenza di bonifico bancario effettuato, il quale comunque verrà rimborsato;

-per richiedere la documentazione clinica ante 1998, è indispensabile fornire le seguenti coordinate, ovvero, presidio ospedaliero/reparto di ricovero/data di entrata ed uscita del ricovero.  Dette informazioni sono “conditio si ne qua non” al fine di effettuare la ricerca proficua, senza le quali risulterà impossibile dare riscontro all’accesso all’atto Le informazioni sono una condizione indispensabile e l’onere della prova dell’avvenuto ricovero è di stretta pertinenza dell’utente;


-in caso di richiesta via email entro 7 giorni verrà inviata apposita risposta di accoglimento all’indirizzo mail del richiedente che conterrà il numero di protocollo e la data prevista della consegna, demandando al cittadino la verifica dei dati inseriti.
In caso non si ricevano comunicazioni da parte dell’Azienda, l’utente è invitato a contattare l’Archivio Clinico per informazioni su eventuali anomalie (crash informatico, richiesta incompleta, etc) che possono non aver dato seguito all’accoglimento e quindi al feedback.    
E’ utile precisare che anche in presenza di eventuale bonifico eseguito, la pratica potrebbe essere non eseguita per i motivi sopra esposti , in quanto l’Archivio Clinico prende conoscenza della volontà di richiedere un documento clinico, solo al momento dell’arrivo di una mail;


-le cartelle ambulatoriali hanno una conservazione limitata, per cui se si dovesse richiedere un atto antecedente i cinque anni dalla data della richiesta, potrebbe essere non disponibile;

-le richieste di atti sensibili (es. Lg.194/78), possono essere effettuate solo ed esclusivamente dal paziente.
Si fa rilevare che se si effettua una richiesta per via indiretta (mail), l’Archivio Clinico procederà ad effettuare verifica circostanziata telefonica al facente richiesta, al fine di confutare la certezza del richiedente. E’ pertanto fondamentale la trascrizione sul modulo di uno o più numeri di telefono per contatto diretto, pena la non accettazione della richiesta di accesso agli atti;

il certificato di degenza post dimissione viene rilasciato a vista


 il certificato di degenza, per coloro che sono ancora ricoverati, viene rilasciato dall'Unità Operativa e, pertanto, deve essere richiesto al Coordinatore infermieristico (Capo Sala);

COSTI


- Cartelle cliniche: € 15,00;
- Cartella ambulatoriale: € 5,00
- Cartella di Pronto Soccorso: € 7,00
  omnicomprensive di altri oneri e qualunque sia il volume del relativo fascicolo sanitario;
- Certificato di degenza: gratuito
- Certificazioni di degenza post dimissione: € 2,00

RILASCIO

Il ritiro della documentazione può avvenire con le seguenti modalità:

1) Direttamente dal paziente munito questo modulo di richiesta e un proprio documento di riconoscimento (valido)

2) Da altra persona (delegata) munita di copia dei documenti di riconoscimento del paziente e del delegato;

3) Nel caso che il paziente risulti deceduto, l’atto potrà essere ritirato solo da un erede di I° grado dimostrabile in atti

4) Per i minori il ritiro può essere effettuato solo dai genitori, anche disgiuntamente con autocertificazione di patria podestà o al tutore (Procedura di accesso agli Atti Amministrativi Azienda Ospedaliera, art. 13) e, nel caso di spedizione, dovrà essere trasmessa via mail insieme alla modulistica presente sul web


INFORMAZIONI  IMPORTANTI

Il documento clinico è in sola forma cartacea e non contiene documentazione per immagini;

-    il documento richiesto, verrà scansionato e fotocopiato sulla base di quanto trasmesso dalle UU.OO. medico chirurgiche, sia sotto l'aspetto del suo ordine (cronologia, etc.) sia sotto l'aspetto dei dati contenuti in esso (esami, diarie, referti, etc.);

-    la documentazione clinica, una volta riprodotta, è disponibile per il ritiro per un anno dopo di che verrà distrutta senza diritto di rimborso;

-    la documentazione presente all’interno della cartella clinica, così come quella presente nei fascicoli ambulatoriali e di pronto soccorso, è quella presente al momento della richiesta e, pertanto, potrebbe subire integrazioni;

-    nel caso in cui dai Reparti venisse trasmesso altro materiale giunto in seguito da laboratori e/o altre strutture, la cartella potrebbe essere integrata di documenti post rilascio e questo in considerazione che alcuni esami hanno colture diverse e quindi tempi più o meno lunghi per essere esigibili;

-    la documentazione ambulatoriale richiesta potrebbe essere non reperibile in quanto l’Azienda non è tenuta alla suo mantenimento illimitato (vedi Prontuario di scarto aziendale);

-    la documentazione riprodotta può essere spedita.  Le richieste di atti relativi a minori, persone decedute e L.194/78 potranno essere richiesti in spedizione ma la Direzione le valuterà caso per caso.

-    Quando la copia della cartella clinica sarà pronta, se possibile, il cittadino verrà avvisato mediante una mail o un contatto telefonico, l’utente potrà comunque telefonare per avere delucidazioni in merito alla sua pratica;

-    In caso di persone decedute, per motivi di medicina legale, la documentazione potrebbe subire notevoli ritardi in quanto l’Azienda procede a controlli del percorso clinico del paziente;

-    in caso si presuma prima della dimissione che alcuni dati amministrativi siano stati trascritti erroneamente (nome, cognome, data di nascita, etc.), l’utente dovrà recarsi immediatamente presso l’Ufficio GIPSE per la modifica dei dati, al fine di ottenere il documento clinico in maniera corretta;

-    la documentazione personale effettuata prima dell’accesso al ricovero e consegnata alla UO di degenza deve essere richiesta direttamente al medesimo Reparto per la sua riconsegna;

TEMPI DI CONSEGNA

Salvo le documentazioni in codice protetto o altre particolarità ostative che ne determinano il non accesso o la difficile ricerca, la documentazione richiesta verrà rilasciata entro:
-    30 giorni lavorativi (cartella clinica) *
-    15 giorni lavorativi (cartella ambulatoriale e di pronto soccorso)
-    a vista (certificato di degenza post dimissione)

NB: Si ricorda che, affinchè tale tempistica sia rispettata, è' fondamentale che l'utente si accerti prima di effettuare la richiesta, che il Reparto abbia effettivamente concluso l'iter clinico-diagnostico e abbia trasmesso la cartella all'Archivio Clinico Aziendale.
     

La documentazione per immagini: copie di radiogrammi su pellicola o CD

La richiesta
  1. recarsi presso l'Archivio Radiologico (ubicato presso l'ospedale S. Camillo, padiglione Busi, piano Terra)
    Orari: dal Lunedì al Sabato 8.00-12.30; Lun-Merc-Ven anche 14.00-18.00.
    Successivamente:
  2. recarsi, con la modulistica compilata, al CUP San Camillo, stanza 2 (padiglione Busi, piano 1, ingresso fronte pad. Lancisi) per il pagamento degli oneri dovuti.
    Orari: dal Lun al Ven 8.30-12.30; Merc e Ven anche 14.30-17.00
Il rilascio

Il cittadino potrà ritirare la copia della propria documentazione presso l'Archivio Radiologico in tempo reale presentando la ricevuta dell’avvenuto pagamento

La documentazione per immagini: referti ed immagini di medicina nucleare (scintigrafie)

Esami effettuati DOPO Luglio 2014: sono reperibili presso l'Archivio Radiologico Aziendale (vedi la procedura indicata per le copie di radiogrammi su pellicola o CD);

Esami effettuati PRIMA di Luglio 2014: i referti sono stampati in COPIA UNICA e pertanto

  • per gli esami effettuati ambulatorialmente: la copia è in possesso del paziente e quindi NON è possibile ottenere ulteriore copia;
  • per gli esami eseguiti i regime di ricovero: e necessario richiedere la copia della cartella clinica della quale fanno parte integrante.

Teleconsulto referti

È possibile consultare il referto del proprio esame radiologico anche on line attraverso un codice PIN e Password di accesso da richiede all’Accettazione Radiologica prima di eseguire l’esame. Il Referto Online potrà essere scaricato, seguendo le istruzioni descritte nel box Teleconsulto referti presente sul sito aziendale www.scamilloforlanini.rm.it, entro e non oltre 30 giorni dalla data indicata sul modulo ritiro referti. Il Referto Online, firmato digitalmente, sostituisce a tutti gli effetti quello cartaceo che è, comunque, disponibile su richiesta. Il servizio è gratuito e disponibile 24 ore su 24 (NB: il servizio è temporaneamente sospeso).

Certificato di assistenza al parto

Tale certificato è indispensabile per l'iscrizione del/la neonato/a all'anagrafe. E' rilasciato direttamente, subito dopo il parto, dalla UOC Ostetricia e Ginecologia, in Sala Parto. Il duplicato del certificato di assistenza al parto, se smarrito prima della dimissione, deve sempre essere richiesto dalla persona interessata (madre) direttamente alla sala parto previa presentazione di denuncia di smarrimento fatta in Commissariato; se a distanza di tempo, la richiesta deve essere fatta alla Direzione Sanitaria sempre dalla persona interessata (madre). Presso la nostra Azienda è presente un Centro Nascite (ospedale San Camillo, padiglione Sala, piano terra) per consentire di registrare il proprio figlio all'anagrafe senza andare al Comune.

Certificato di battesimo

Per coloro che sono stati battezzati all'ospedale S. Camillo è possibile richiedere tale certificato presso la sede dei cappellani (lato dx della chiesa S. Camillo)

Orario: tutti i giorni dalle 9,00 alle 12,00

Telefono: 06 58704278

Certificato di morte

Il certificato di morte viene rilasciato dall'Ufficio Anagrafe di ogni municipio e può essere sostituito dall'autocertificazione. Tale certificato è conseguente all'invio della scheda ISTAT da parte dell'ospedale all'anagrafe stessa

Certificato necroscopico

È un documento, rilasciato su richiesta degli interessati ai sensi della Legge sulla tute la della privacy, che certifica le cause di morte. Per i decessi avvenuti nel corso del mese corrente tale certificato è rilasciato dal Comune; successivamente può essere ottenuto solo presso il Dipartimento di Prevenzione e Igiene Pubblica della ASL. Il certificato può essere rilasciato esclusivamente agli aventi diritto ovvero ai familiari stretti (coniuge/figli/genitori) o agli eredi del defunto o loro delegati

I costi

  • Cartelle cliniche: € 15,00
  • Certificazioni ambulatoriali: € 5,00
  • Certificazioni di Pronto Soccorso: € 7,00 omnicomprensive di altri oneri e qualunque sia il volume del relativo fascicolo sanitario
  • Certificato di Degenza post dimissione: € 2,00

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